Kenmerken van de diverse zakelijke betaalmiddelen
De fiscus eist dat BTW-plichtigen hun motorbrandstoffen betalen met een zakelijk betaalmiddel. Contante betaling, of betaling met een pinpas of creditcard van een privépersoon, leidt ertoe dat de BTW op de brandstof niet aftrekbaar is (meer hierover op de site van de Belastingdienst). Maar elk zakelijk betaalmiddel heeft zo zijn voor- en nadelen.
Zakelijke pinpas of zakelijke creditcard
Zakelijke pinpassen en creditcards kunnen ook worden gebruikt voor andere aankopen dan brandstof alleen, wat uw financiële risico bij oneigenlijk gebruik vergroot. Anderzijds is het gebruik van tankpassen juist gelimiteerd teneinde de schade bij oneigenlijk gebruik te verkleinen.
Een ander nadeel is dat de noodzaak van het boeken van losse tankbonnen met deze betaalpassen niet komt te vervallen, omdat u geen maandelijkse verzamelfactuur met de BTW ontvangt. Omdat de BTW ook niet op uw rekeningafschrift staat vermeld, eist de fiscus dat u elke tankbon afzonderlijk boekt.
Lokale tankpas
Sommige zelfstandige tankstations bieden lokale ondernemers een tankpas aan. Deze wordt alleen bij het betreffende station geaccepteerd en is vaak gratis. Handig voor wie meestal bij hetzelfde tankstation tankt!
Meestal levert zo'n tankpas u ook één maandelijkse verzamelfactuur met al uw tankbeurten. Is dat niet het geval, dan zult u nog steeds elke tankbon apart moeten boeken wilt u de BTW terug kunnen vragen. Hetzelfde geldt natuurlijk voor het tanken bij een ander station: ook dat levert een bonnetje op dat apart moet worden geboekt.
Merkgebonden tankpas
De meeste landelijke ketens bieden ook een zakelijke tankpas aan. Deze is meestal gratis.
De ketens verdienen relatief veel geld aan de aankopen in de tankshop. Daarom kunt u deze aankopen meestal ook betalen met hun tankpas. Waar het privé-aankopen betreft dient u deze vanzelfsprekend niet mee te nemen bij de boeking van de factuur.
Een merkgebonden tankpas wordt uiteraard alleen bij de stations van de betreffende keten geaccepteerd. Daardoor kunt u bij ten hoogste 14% van alle pompstations in Nederland terecht (dit is indien u voor de grootste keten zou kiezen: Shell). Reken daarom ook met de bijkomende kosten voor omrijden die u en uw medewerkers moeten maken!
Soms krijgt u enige korting op de brandstof (meestal beperkt tot één station van uw keuze), maar let op: deze korting wordt verleend op de adviesprijs. De daadwerkelijke pompprijs ligt in de praktijk al veel lager. Bereken daarom eerst hoeveel korting u nu echt krijgt, en of u niet méér geld kwijt bent aan het omrijden.
Lees verder op de websites van Shell, Esso, Texaco, Total, BP of Gulf
MKB Brandstof
MKB Brandstof biedt de kleine zelfstandige een nationale tankpas; deze pas wordt bij alle tankstations in Nederland geaccepteerd. Toch ontvangt u één verzamelfactuur voor al uw tanktransacties. MKB Brandstof maakt gebruik van het transactienetwerk van Travelcard, en biedt u kosteloos de mogelijkheid om via internet al uw tanktransacties in te zien en te analyseren.
De tankpas is beschikbaar voor wagenparken van één tot tien auto's. Tot tien auto's is het bovendien de voordeligste nationale tankpas. Voor kleine wagenparken zijn de te betalen paskosten op maandbasis als volgt:
€ 6,00 bij 1 tankpas
€ 4,00 bij 2 tankpassen
€ 3,33 bij 3 tankpassen
€ 3,00 bij 4 tankpassen
€ 2,80 bij 5 tankpassen
De pasbijdrage verdient u zelfs bij afname van één tankpas al direct terug in uw besparing op administratiekosten, indien gemiddeld meer dan drie keer per maand wordt getankt. Helaas is de pas niet beschikbaar voor transportbedrijven. Ook is het niet mogelijk om met de pas in het buitenland te betalen.
Indien gewenst kunt u tegen bijbetaling pechhulp afnemen via MKB Brandstof. Met de pas kan alleen brandstof en motorolie worden afgerekend, en naar wens ook carwash.
De contractduur is één jaar. Nieuwe klanten worden op kredietwaardigheid getoetst, maar anders dan bij Multi Tank Card en Travelcard vormt dit geen belemmering voor aanmelding door jonge bedrijven, eenmanszaken en vrije beroepen. U hoeft voor de krediettoets geen gegevens aan te leveren.
Lees verder op de website van MKB Brandstof
Multi Tank Card
De nationale tankpas van Multi Tank Card wordt bij 84% van alle tankstations geaccepteerd. De tankpas is vooral geschikt voor professionele beheerders van grotere wagenparken. Zo biedt Multi Tank Card uitgebreide management-informatie via het gratis e-Flex systeem.
Ook kleinere bedrijven kunnen terecht bij Multi Tank Card, maar betalen een hogere pasbijdrage dan bij MKB Brandstof. Voor kleine wagenparken zijn de te betalen paskosten op maandbasis als volgt:
€ 15,00 bij 1 tankpas
€ 10,00 bij 2 tankpassen
€ 8,00 bij 3 tankpassen
€ 6,00 bij 4 tankpassen
€ 5,50 bij 5 tankpassen
De Multi Tank Card is ook beschikbaar voor transportbedrijven. Tevens is het mogelijk om met de pas in het buitenland te betalen; de paskosten op maandbasis zijn dan € 0,50 hoger.
Indien gewenst kunt u tegen bijbetaling pechhulp afnemen via Multi Tank Card. Met de pas kan alleen brandstof en motorolie worden afgerekend, en naar wens ook carwash.
De contractduur is één jaar. Nieuwe klanten worden op kredietwaardigheid getoetst. Hiervoor hoeft u in principe geen gegevens aan te leveren, maar bij twijfel kunnen uw meest recente jaarcijfers worden opgevraagd.
Lees verder op de website van Multi Tank Card
Travelcard
De Travelcard is de allround tankpas voor wagenparken van meer dan 10 voertuigen, én voor kleinere wagenparken die internationaal worden ingezet. De tankpas wordt net als die van MKB Brandstof bij alle tankstations in Nederland geaccepteerd, en is zeer geschikt voor professionele beheerders van grotere wagenparken. Zo biedt Travelcard tegen bijbetaling modules aan waarmee u het tanken bij sommige merken kunt blokkeren, en inzage krijgt in de besparing op brandstofkosten indien uw berijders minder vaak langs de snelweg of bij bemande stations zouden tanken.
Ook kleinere bedrijven zijn welkom bij Travelcard, maar betalen een hogere pasbijdrage dan bij MKB Brandstof (terwijl de laatste van hetzelfde transactienetwerk gebruik maakt). Voor kleine wagenparken zijn de te betalen paskosten op maandbasis als volgt:
€ 8,43 bij 1 tankpas
€ 8,43 bij 2 tankpassen
€ 8,43 bij 3 tankpassen
€ 6,35 bij 4 tankpassen
€ 6,35 bij 5 tankpassen
De Travelcard is niet beschikbaar voor transportbedrijven. Wel is het mogelijk om met de pas in het buitenland te betalen; de paskosten op maandbasis zijn dan € 0,50 hoger.
Indien gewenst kunt u tegen bijbetaling pechhulp afnemen via Travelcard. Met de pas kan alleen brandstof en motorolie worden afgerekend, en naar wens ook carwash.
De contractduur is één jaar. Nieuwe klanten worden op kredietwaardigheid getoetst. Hiervoor hoeft u in principe geen gegevens aan te leveren, maar bij twijfel kunnen uw meest recente jaarcijfers worden opgevraagd.
Lees verder op de website van Travelcard
