Uw brandstofadministratie kan een onvermoed fiscaal staartje krijgen. Want als u na het tanken contant betaalt of de brandstof door een medewerker privé laat voorschieten, dan is de BTW niet aftrekbaar. Een gewone tankbon wordt door de fiscus namelijk niet erkend als volwaardige factuur, omdat de afnemer er niet op staat vermeld.
Daarom eist de Belastingdienst dat onomstotelijk wordt aangetoond dat de betaling wel degelijk door het bedrijf is verricht. Dit kan volgens de fiscus alléén indien de berijder heeft betaald met een zakelijk betaalmiddel van het bedrijf: een tankpas of een zakelijke betaalpas.
Accountantsorganisaties melden dat de fiscus meer dan voorheen controleert op onterecht teruggevorderde brandstof-BTW. Als bij een boekencontrole wordt geconstateerd dat deze BTW ten onrechte in mindering is gebracht op de af te dragen BTW, dan zal de fiscus tot vijf jaar terug naheffen. De naheffing wordt vermeerderd met een boete van ten minste 10% en ten hoogste 25%.
Op deze website kunt u bepalen welk zakelijk betaalmiddel voor brandstof past bij uw situatie. Want niet elke ondernemer vindt het plezierig om een zakelijke pinpas of zakelijke creditcard aan zijn medewerkers mee te geven. Bovendien blijft met deze betaalmiddelen de noodzaak bestaan om elke tankbon afzonderlijk te boeken voor de BTW-teruggave. De fiscus stelt deze eis omdat de betaalde BTW niet op het rekeningafschrift staat vermeld.
Alleen met een zakelijke tankpas vervalt de noodzaak van het boeken van losse bonnen. U ontvangt namelijk één verzamelfactuur voor alle tanktransacties van uw wagenpark (één of meer voertuigen). Deze verzamelfactuur resulteert in een forse besparing op uw administratieve lasten. De te betalen pasbijdrage valt hier tegen weg zodra er per voertuig gemiddeld meer dan drie keer per maand wordt getankt.